De verleiding van mijn online boekhoud-tool

 

Hallo iedereen, 

Mijn naam is Gen en ik zou iets met jullie willen delen wat mij overkomen is. Een levensles die ik iedereen wil besparen, of beter gezegd een "ondernemersles", mijn levensdroom die bijna een nachtmerrie werd door mijn eigen fout.

Maar sta mij toe te beginnen vanaf het begin. 

Mijn start

Als tiener was ik altijd al graag met kleding bezig. Mijn mama werd er soms gek van zei ze mij meermaals. Ik heb altijd graag mooi gekleed rondgelopen, wat niet wil zeggen dat het om luxe dingen moest gaan. Neen, ik combineerde graag allerlei dingen. Na verloop van tijd begon ik ook online platformen te zoeken waar je uw eigen T-shirt kan ontwerpen.  

In het begin zocht ik allerlei fotootjes die je dan op zo'n online platform kon laten printen op een T-shirt, maar al snel begon ik zo mijn eigen tekeningetjes te maken om op mijn T-shirts te laten printen. Al mijn vriendinnen vonden dat zo leuk dat zij ook zo een T-shirt vroegen en dat was eigenlijk de aanleiding om na verloop van een paar jaar mijn eigen online bedrijfje te starten, onder luide aanmoediging van mijn vriendinnen uiteraard.

Ook mijn toenmalige vriend zag dat best zitten en wou voor mij best zo een online web winkeltje in elkaar steken. Hij studeerde in die richting dus dat zou voor hem een koud kunstje zijn en dat heeft hij uiteindelijk ook heel goed gedaan. Dus een jaar of zes geleden ben ik gestart met mijn webwinkel met mijn zelf ontworpen T-shirts. Ik werkte toen al dus mijn vast inkomen had ik al en het risico was dus miniem.

De eerste jaren

De eerste maanden waren wat moeilijk maar ergens moeten de reacties in sociale media heel tof zijn geweest want al snel verkocht ik al heel wat T-shirts. Na een half jaar verkocht ik al zo'n honderd T-shirts per maand en dat begon heel wat tijd op te slorpen. 

Het bestellen van de T-shirts, het verpakken en verzenden nam veel tijd in beslag en naast dat alles moest ik ook nog mijn administratie verzorgen. Ik had voor mijn administratie op internet een online platform gevonden waar ik al mijn documenten maar moest inscannen, aanduiden waarvoor diende, mijn verkopen ingeven. Mijn btw-aangifte en zelfs mijn aangifte personenbelasting werd dan automatisch geregeld. Alles online met maar een paar muisklikken en een handvol vragen beantwoorden en klaar was Kees en lekker goedkoop.

Moet ik zoveel betalen? Nee toch!

Voordeel van zo'n platform is dat je constant kon zien hoeveel btw, belasting en sociale bijdragen je zou moeten betalen. Soms moest ik bij invoer van mijn documenten al eens automatisch gestelde vragen beantwoorden. Dat ging van vragen over mijn auto tot het aandeel privégebruik van sommige kosten. Naargelang hoe je antwoordde zag je dan btw, belastingen en sociale bijdragen stijgen of dalen.

Ik stond meestal zelf model voor mijn T-shirts te promoten op mijn webwinkel, dus mijn kosten van de gym, cosmetica, sauna en massages stuurde ik allemaal door naar mijn online platform.

Wat minder privégebruik aangeven en wat extra kosten inboeken bespaarde mij zo heel wat overheidsuitgaven. Ik ontdekte ook dat mijn auto ingeven als licht vracht in plaats van personenwagen mij heel wat uitgaven bespaarde. Na soms hier en daar een automatische vraag te beantwoorden werd steeds alles succesvol ingediend. Geen weigeringen, geen foutmeldingen. Alles in orde dus.

Dacht ik ......

Tot op een gegeven ogenblik, ik was zo'n vijf jaar ongestoord bezig, ik een bericht kreeg van de belastingadministratie. Ik was voor controle geselecteerd omdat men wat anomalieën had vastgesteld. 

Mij van geen kwaad bewust bezorgde ik heel mijn boekhouding aan de belastingadministratie waarna ik een maand later heel wat vragen kreeg over de aard van mijn kosten, de beroepsmatigheid en de verhouding beroeps/privé moest aantonen. Ik kreeg uiteraard ook opmerkingen over mijn lichte vrachtwagen die er eigenlijk geen was.

Om een lang verhaal kort te maken. Ik had blijkbaar fraude gepleegd, met kwaad opzet belastingen ontdoken en ik ....... was mijn van geen kwaad bewust. Niets aan te doen en de controle periode werd uitgebreid van drie jaar naar vijf jaar.

Die controle over die vijf jaar heeft mij uiteindelijk zo'n vijftigduizend euro gekost, boeten en intresten inbegrepen. Die vijftigduizend had ik uiteraard niet en heb dan bij mijn bank nog heel wat problemen gehad om dit gefinancierd te krijgen. Ik ben mijn bank uiteraard uiteindelijk echt wel dankbaar want zonder financiering was ik alles verloren wat ik had. Mijn droom was zo goed als weg.

Les geleerd.

Geen kwaad woord over de belastingambtenaar. Uiteindelijk was dat een vriendelijk persoon en was ik domweg administratief fout bezig waardoor ik bijna heel mijn zelf  opgebouwde onderneming bijna was verloren.

De belastingambtenaar had mij na afloop nog een tip meegegeven. Misschien was het geen slecht idee om eens een specialist op te zoeken, een boekhouder, en mij enkel maar bezig te houden met die dingen waar ik heel goed in was. 

Ik heb de ambtenaar zijn wijze raad opgevolgd. De boekhouder kost mij aardig wat centen maar ik weet nu dat ik zoiets niet meer zal meemaken. Zelf nog met mijn belastingen bezig zijn? Neen, dankuwel.

Les geleerd.

Einde van het verhaal.

Gen is best een opvallende vrouw maar in het echt bestaat zij niet. Gen is gecreëerd met het AI programma Gencraft. Het verhaal is echter geen pure fictie. Via sociale media wordt er heel wat publiciteit gemaakt voor online tools waarmee u voor weinig euro's heel uw administratie zelf kan doen. Heel verleidelijk, zeker voor startende zelfstandigen en dat is nu juist de categorie die heel wat begeleiding nodig heeft.

En zo'n online tools waarbij je zelf wat kan "experimenteren" met de aard van de kosten of er wat extra aan toevoegen zonder dat iemand u tegenhoudt is heel verleidelijk en kan tot heel wat problemen leiden.

Maar eerlijk gezegd is een deel van het verhaal wel bijna pure fictie. Een echte controle voor ondernemingen bestaat bijna niet meer. De pakkans is extreem klein geworden. 25 jaar geleden werd zo'n negentig procent van de ondernemingen om de vier jaar gecontroleerd. Vandaag is een meerderheid van ondernemingen al 25 jaar niet meer gecontroleerd. 

De pakkans is dus klein maar wees voorzichtig. De spreuk "schoenmaker blijf bij uw leest" is nog altijd toepasselijk.